Proveeduría

25 de octubre 2023

La proveeduría municipal, también conocida como departamento de adquisiciones, compras o abastecimiento en una municipalidad, desempeña un papel fundamental en la gestión eficiente y transparente de los recursos y activos de la entidad local.

Objetivo

Velar por la eficiencia y eficacia en la ejecución de los procesos y servicios internos de apoyo, orientados a la gestión de los recursos materiales y servicios administrativos, necesarios para el cumplimiento de los objetivos estratégicos, en todas las dependencias municipales
Garantizando la dotación, actualización, mantenimiento y cubertura de seguros de los bienes y servicios necesarios, equipos, buscando la eficiencia y la eficacia en su administración, por medio de la compra. Almacenamiento y distribución oportuna de los requerimientos de cada una de ellas, en forma oportuna, en las cantidades solicitadas, a precios y calidades razonables, con el fin de que la gestión municipal se logre desarrollar de forma efectiva, conforme a los objetivos respectivos de cada unidad.

Funciones generales

a. Planear, organizar, programar, coordinar, ejecutar, evaluar y supervisar la adquisición de bienes, servicios y equipos que requieren las diferentes unidades en tiempo y calidad, conforme al presupuesto asignados a cada una para cumplir los objetivos estratégicos del PEM.

b. Atender las resoluciones del Concejo Municipal en lo relativo a la adjudicación definitiva de las compras en la Municipalidad y preparar los documentos necesarios para los trámites pertinentes. 

c. Definir políticas de abastecimiento y gestión de inventarios, velando por el cumplimiento de las normas, procedimientos y disposiciones administrativas que regulan los servicios de proveeduría.

d. Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, supervisar y evaluar el trámite y ejecución de las contrataciones administrativas y las modificaciones, que realice la Municipalidad en concordancia con la Ley General de Contratación Pública No. 9986 y su Reglamento, y cualquier otra disposición existente al respecto, para compra de materiales, equipo, maquinaria y servicios.

e. Procurar un adecuado resguardo de los bienes materiales propiedad de la Municipalidad y garantizar la integridad física de las personas que trabajan o visitan los edificios municipales.

f. Coordinar, preparar y actualizar el Plan de Compras anual y los respectivos pliegos de licitación, recibir ofertas, analizarlas en función, calidad, precio, plazo de entrega, prestigio y solvencia de los proveedores, considerando y justificando cada oferta y presentando el análisis a los niveles decisorios, utilizando la plataforma de SICOP.

g. Coordinar y organizar todos los asuntos correspondientes para rematar o enajenar los recursos materiales que se encuentran en desuso en la institución.

h. Preparar los pliegos de licitación, recibir ofertas, analizarlas en función de calidad, precio, plazo de entrega, prestigio y solvencia de los proveedores, considerando y justificando cada oferta y presentando el análisis a quién corresponda.

i. Velar por que los sistemas de compra, almacenaje y distribución de materiales y equipo sean ágiles, oportunos, eficientes y eficaces; de acuerdo a lo establecido en la normativa pública.

j. Velar por que los servicios internos de apoyo se presten de manera expedita y eficaz.

k. Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurídico administrativo relativas a la materia de contratación pública.

l. Mantener registros estadísticos confiables y actualizados sobre las operaciones y trámites atinentes a la contratación pública, suministro de bienes y servicios y otros aspectos conexos con el fin de facilitar la toma de decisiones.

m. Establecer controles actualizados sobre contratos, compras, almacenamiento, aseguramiento y distribución de materiales, equipo y servicios y control de activos.

n. Velar por una adecuada custodia y conservación de los artículos almacenados.

ñ. Controlar que los procedimientos establecidos para la recepción, entrega y despacho de los artículos se ejecuten con la documentación establecida para tal efecto.

A continuación se adjunta el Reglamento Interno de Contratación Pública de la Municipalidad de Sarchí.