Archivo municipal

25 de octubre 2023

Los archivos custodian y preservan el legado documental único de la institución, del cantón y de un gobierno… El objetivo principal es conservar nuestra memoria.

Objetivo

Velar por la eficiencia y eficacia en la ejecución de los procesos y servicios internos de apoyo, en materia de la aplicación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, coordinando, orientando y emitiendo directrices necesarios para el cumplimiento de los objetivos estratégicos, en todas las dependencias municipales, para lograr la adecuada administración y custodia de los documentos que se generan a su interior y que requieren el uso eficiente de los recursos y las técnicas para optimizar su tratamiento.

Funciones generales

a. Planear, organizar, programar, coordinar, ejecutar, evaluar y supervisar la aplicación de Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 y su normativa, en las diferentes unidades, conforme al presupuesto asignados a cada una para cumplir los objetivos estratégicos alineados en la materia al PEM, estableciendo un Plan de Tratamiento y archivo de los documentos municipales.

b. Atender las resoluciones del Concejo Municipal en lo relativo a la aplicación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 en la Municipalidad y preparar los documentos necesarios para su tratamiento pertinentes, con el fin de conservar los archivos municipales, evitando el daño o deterioro de los documentos.

c. Capacitar, orientar y asesorar a todos los titulares subordinados en cumplir la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202; de forma que en cada unidad, se ordenen, clasifiquen y conserven los documentos con menos de 10 años de haberse generado y ser trasladados a un archivo central.

d. Crear con el apoyo de los Titulares Subordinados el Comité de Archivo, conforme a la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202.

e. Elaborar políticas, manuales o guías que faciliten a las distintas unidades la clasificación, mantenimiento, forma de consulta, orden y archivo de los documentos, que deben archivarse en forma centralizada los documentos municipales, facilitando los mismos a las unidades que los soliciten, llevando el control para su devolución.

f. Establecer el proceso para la elaboración de un archivo digital de los documentos de la Municipalidad (archivo, custodia, acceso y uso), en coordinación y apoyo de Gestión Ambiental, buscando la eliminación de papel para el registro de información.

g. Coordinar el tratamiento de los documentos conforme a la Tabla de Plazos de Conservación de los documentos mantenidos en el archivo.

h. Coordinar con Informática , el adecuado resguardo y acceso digital de los documentos propiedad de la Municipalidad y garantizar la integridad de la información con respaldos, mientras se hace su uso y manipulación con los niveles de acceso autorizados, en forma ágil, eficiente y eficaz, tanto interna como externa.

i. Velar por una adecuada custodia y conservación de los archivos almacenados en forma física, trasladando a Archivo Nacional, los que correspondan, conforme a la normativa vigente.

SERVICIOS

El Archivo Municipal resguarda los documentos que se generan en todas las demas unidades y departamentos de la Municipalidad; el Archivo Municipal pone a dispocisión del ciudadano los documentos declarados con valor historico y cultural para que puedan ser consultados por el publico en general, y pone a disposición los documentos restringidos que los usuarios particulares necesiten para realizar algún tramite siempre y cuando el usuario sea el mismo solicitante de dicho trámite. 

¿Como solicitar documentos?

Toda persona puede ejercer el derecho de petición, individual o colectivamente, en los términos y con los efectos establecidos por la ley y sin que de su ejercicio pueda derivarse ningún perjuicio o sanción para el peticionario. El procedimiento correcto para la solicitud se encuentra descrito en este apartado.

MARCO NORMATIVO

El marco normativo que rige al Archivo Municipal es la ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento el Decreto Ejecutivo No. 40554-C.